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Das elektronische Urkundenarchiv – Gesetz zur Verwahrung von Notariatsunterlagen

Ab dem 01.01.2022 wird sich für die Notarinnen und Notare bezügl. ihrer Dokumentenaufbewahrung einiges ändern, denn der fünfte Abschnitt des Beurkundungsgesetzes (BeurkG) tritt dann in Kraft.

Zum Gesetzesentwurf zur Verwahrung der Urkunden

Notare müssen gem. § 55 Absatz 2 BeurkG[1] ein Urkundenverzeichnis und eine elektronische Urkundensammlung in einem digitalen Urkundenarchiv führen. Die Rahmenbedingungen für dieses Vorhaben, dass aus dem derzeitigen Gesetztes Entwurf der Bundesregierung hervorgeht, wurde von der Bundesnotarkammer aufgestellt. Dabei geht es nicht nur um die generelle Einführung des elektronischen Urkundenarchivs, sondern auch um die technische Umsetzung.

Außerdem müssen gem. § 56 Absatz 1 BeurkG[2] bei der Digitalisierung von bestehenden Papierdokumenten in die elektronische Form dann die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten inhaltlich und bildlich und damit eins zu eins übereinstimmen.

Wie sieht die Umsetzung in der Praxis aus?

Durch den oben angesprochenen Gesetzesentwurf sind Notarinnen und Notare ab diesem Zeitpunkt aufgefordert ihre Dokumente selber digital zu verwalten. Das bedeutet im Klartext, dass die traditionelle Urkundenrolle an dieser Stelle ausgedient hat und zukünftige Urkunden in einem digitalen Urkundenarchiv verzeichnet werden sollen. Um dieses Archiv dann ab dem 01.01.2022 zu befüllen sollen die bisherigen Dokumente, welche sich dann derzeit noch in Papierform befinden, eingescannt werden, damit diese digital zur Verfügung stehen und dann letztendlich bei der Bundesnotarkammer für 100 Jahre geführt werden können. Die Bundesnotarkammer wird durch diesen Gesetzesentwurf aber nicht selber zum „Lager“ für digitale Urkunden, sondern stellt einzig und allein die notwendige Infrastruktur bereit.

Was geschieht mit den Dokumenten in Papierform nach der Digitalisierung?

Eine fachgerechte Entsorgung der noch vorhandenen Papierdokumente soll nach 30 Jahren erfolgen. Das soll bei den Notarinnen und Notaren Platz schaffen und die Amtsgerichte entlassen. In diesem Übergangszeitraum gilt die doppelte Archivierung, Urkunden sollen währenddessen in Papierform und digital aufbewahrt werden.

Welche Herausforderungen und Chancen entstehen?

Zum einen wird das Thema Scannen durch diesen Gesetzesentwurf hervorgehoben, es muss sichergestellt werden ob die bisherigen genutzten Scansysteme für die technische Umsetzung ausreichen oder ob man sich für das Jahr 2022 technisch besser aufstellt um diesen Prozess von Anfang an zu optimieren. Mögliche Optimierungsoptionen wären:

  • Eine Doppelblatteinzugserkennung – Die sorgt dafür, dass bei einem Scanprozess keine Dokumente verloren gehen, weil das System 2 Blätter gleichzeitig eingezogen hat.  Gerade wenn Sie zukünftig direkt ins Archiv Scannen wollen und anschließend das Papier entsorgen möchten hat man mit dieser Option eine 100%ige Sicherheit.
  • Eine OCR-Einheit – Dies ist eine Texterkennung, die vor allem bei einem Scanprozess in Bezug auf die Urkundenarchivierung notwendig wird. Denn Sie können damit nicht nur Bilder oder Grafiken scannen und auf einen Rechner übertragen, sondern auch Textdokumente. Da ein normaler Scanner aber „nur“ ein Bild der gescannten Datei erstellt, ist eine OCR-Einheit notwendig, damit der Text fehlerfrei übertragen werden kann, auch wenn Sie die Datei nicht nur als Bild, sondern als Text, beispielsweise als PDF, speichern und bearbeiten möchten. Die OCR-Texterkennung erfasst die Buchstaben im gescannten Bild und fügt sie als sinnvolle Wörter und Texte zusammen, sodass Sie damit weiterarbeiten können. Ein Highlight der OCR-Einheit ist, dass diese mittlerweile nicht mehr nur den reinen Text erkennt, sondern zudem auch Rechnungen und Barcodes identifizieren und umwandeln kann.
  • Ein Dualscan-Einzug – Ein Dualscan-Einzug hat eine zusätzliche Scanzeile, so dass ein Dokument in einem Durchgang von beiden Seiten gleichzeitig gescannt wird und ein Wenden nicht mehr nötig ist. Damit wird der Scanprozess bei einem doppelseitigen Dokument, im Vergleich zum klassischen Duplex-Einzug, um mehr als 50% beschleunigt. Außerdem wird der Einzug geschont und das Ganze führt zu deutlich weniger Papierstau.

Und zum anderen spielt die Digitalisierung eine zunehmend wichtige Rolle, da die Urkunden dann auch revisionssicher und damit unveränderbar im eigenen Hause elektronisch archiviert werden müssen. Damit die digitalisierten Urkunden und Dokumente aber auch schnell und unkompliziert wieder auffindbar sind, sollte man sich auch Gedanken machen über die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dienst zur Verwaltung Ihrer digital vorliegenden Dokumente und bietet die Möglichkeit Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Folgende Hauptaufgaben bewältigt diese Archivierungslösung.

  • Ein DMS archiviert Ihre Dokumente revisionssicher und verhindert durch die integrierte Texterkennung Mehrfachablagen 
  • Alle archivierten Dokumente, E-Mails und Anhänge sind vor Verlust geschützt
  • Inhalte sind in Sekundenschnelle durch die Volltextsuche verfügbar
  • Dokumente lassen sich miteinander Verknüpfen und weiterverarbeiten
  • Mit einer integrierten Rollenverteilung lassen sich Berechtigungskonzepte entwerfen, ganz im Sinne der DSGVO
  • Papierbezogene Prozesse lassen sich durch erstellte Workflows automatisieren
  • Einfache Scanprozesse lassen sich in die Dokumentenmanagementworkflows integrieren

Ein DMS-System ist keine Lösung von der Stange, sondern wird speziell anhand von Anforderungen zugeschnitten und ist auf Grund dessen ein Mehrwert für jede Branche und Abteilung.

Wenn Sie sich ganz unverbindlich mal austauschen möchten, sich in der Vorbereitungsphase für den neuen Gesetzesentwurf befinden oder sich wünschen so ein DMS-System zu testen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.


[1] https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__55.html

[2] https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__56.html