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Die digitale Rechnungsverarbeitung

Bei Eingangsrechnungen die noch ganz klassisch mit der Post kommen und manuell bearbeitet werden müssen handelt es sich um einen aufwendigen Prozess. Gerade wenn es um das Abtippen geht steigt die Anfälligkeit für Fehler und kann teuer werden. Deswegen ist gerade hier ein hohes Optimierungspotenzial vorhanden und eignet sich unter Anderem wunderbar als Start in die Digitalisierung.

Ausschlaggebende Argumente für die digitale Umstellung sind folgende:

  • Sehr viel weniger Aufwand sowie schnellere Bearbeitung der Rechnung vom Eingang bis zum Ausgang
  • Es spart Zeit- und Kosten weil Zahlungsfristen eingehalten sowie Skontoerlöse gesteigert werden können.
  • Rechnungen können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten werden, was auch den ganzen Prüfungsprozess beschleunigt
  • Übersichtliches Management aller Rechnungen
  • Sämtliche Ein- und Auszahlungen können genauer geplant werden
  • Feste Workflows bei der Prüfung und Freigabe
  • Lückenlose Dokumentation der Prozesse und weniger Fehler weil das Abtippen fast wegfällt

Früher war diese Umstellung sehr aufwendig und kostspielig und in den meisten Fällen hatten so etwas auch nur Großunternehmen, aber mittlerweile gibt es Lösungen für den Klein- und Mittelstand.

Der elektronische Austausch von Rechnungen

Durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde die Verwendung von qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) für den Vorsteuerabzug aufgehoben. Heute können daher Rechnungen ganz normal per E-Mail versendet werden, nur der Empfänger steht dann in Pflicht die originale E-Mail elektronisch und ordnungsgemäß (GoBD-konform) aufzubewahren. Es ist nicht mehr zulässig eingehende Rechnungen im einfachen Fileserver abzulegen oder ausgedruckt abzuheften.

Der Trend „Cloud“

Die Wolke hat sich durchgesetzt. Es ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, dass sich Unternehmen für Lösungen aus der Cloud entscheiden. Schließlich gibt es handfeste Vorteile gegenüber einer Inhouse-Lösung (on-premise): Cloud-Services lassen sich an den ändernden Anforderungen einfacher anpassen und für Sicherheit, Redundanz oder Skalierbarkeit ist der Anbieter von Cloud-Diensten zuständig. Man kann hier mit einer Cloud-Lösung wunderbar einsteigen, mit wenigen Arbeitsplätzen und später nach Belieben ausbauen. Traditionell ist es leider so: Hohe Investitions- und Implementierungskosten und dann hoffen, dass die Anwendung stabil läuft.

Sollten Sie sich für dieses Thema interessieren, dann kommen wir auf Anfrage gerne unverbindlich und kostenfrei zu Ihnen ins Unternehmen. Natürlich Auch wenn Sie sich ganz unverbindlich mal austauschen möchten oder sich in der Findungsphase befinden, dafür sind wir ja da!