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Digitalisierung – Warum nicht einfach anfangen?

Weltweit spricht man von der Digitalisierung der Arbeitswelt. Die Unternehmen sind sich mittlerweile bewusst, dass elektronische Prozesse Realität sind und wer in Zukunft erfolgreich sein möchte muss über den Tellerrand hinaus schauen, um das eigene Unternehmen auch zukünftig wettbewerbsfähig zu halten. Aus dieser Situation entsteht Unsicherheit, wohin die Reise überhaupt geht. Digital möchten alle aber wie soll man starten?

Warum nicht einfach anfangen?

Viele Unternehmen überschätzen die Einführung einer Dokumentenmanagement Software (DMS) weil Sie sich zu Beginn schon mit dem großen Ganzen auseinandersetzen. Fangen Sie klein an, mit einem einzelnen Prozess und wenn der sicher sitzt, dann kommt der nächste usw. Digitalisierung ist kein Produkt sondern ein Prozess der Sie ein Leben lang begleiten wird.

Dokumente die nicht auffindbar sind kosten Nerven

Digitalisierung heißt vor allem schnell wieder finden. Wer hat nicht schon einmal ein Dokument gesucht und sich deswegen durch den E-Mail- und Fileserver, die lokale Festplatte oder das Papierarchiv gewühlt, um es zu finden. Manchmal hat man die Zeit dafür aber in den meisten Fällen leider nicht und warum sich durchwühlen wenn es auch per Knopfdruck zur Verfügung stehen kann?

Analoge Dokumente digitalisieren

Fakt ist: Wenn Sie Ihre Dokumente Sinnvoll nutz- und auffindbar machen möchten, dann brauchen Sie eine Lösung, die alle Informationen zentral bereitstellt und Arbeitsprozesse automatisiert.

Nehmen wir z.B. Rechnungen, was meinen Sie wieviel so eine Papierrechnung kostet? Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat hat sich damit beschäftigt und schätzt die Mehrkosten für die analoge Bearbeitung auf 15 bis 20 Euro. Die Europäische Kommission geht sogar von 30,00 – 40,00 Euro aus. Dazu entstehen dann noch mögliche Lagerkosten und Prüfkosten wenn die Rechnung wieder aus dem Lager in Augenschein genommen werden soll.

E-Mails personenübergreifend nutzbar machen

E-Mails befinden sich in den meisten Fällen im Posteingang des Empfängers und sind damit für alle anderen Kollegen nicht zugänglich. Benötigt ein Kollege nun doch Informationen aus einer E-Mail, so muss der Empfänger diese erstmal suchen und dann weiterleiten. Der Prozess belastet damit unnötig den Server und das Netzwerk und müllt die Posteingänge zu. Und ist der Empfänger mal krank ist die E-Mail nicht verfügbar. Ein DMS kann E-Mails archivieren und Diese elektronischen Akten zuordnen. Die E-Mail ist somit einmal im Archiv und kann Personen bereitgestellt werden, welche Informationen aus dieser E-Mail benötigen. Sie sparen also Speicherplatz, reduzieren die Serverauslastung und die E-Mail ist zentral verfügbar.

Fazit: Ein Dokumentenmanagmentsystem ist der erste Schritt in die Digitalisierung, denn die Informationen sind bereits vorhanden.