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ECM/DMS – Die wichtigsten Trends für den Mittelstand

Das automatisierte Dokumentenprozesse den Arbeitsalltag um ein vielfaches angenehmer machen können, ist den meisten Unternehmen nun klar. Der Mittelstand ist vor Allem aktiver geworden durch die erhöhten Anforderungen der DSGVO als auch durch die fortschreitende Digitalisierung der Lebens- und Arbeitswelt. Der erhöhte Wettbewerbsdruck als auch die Motivation Geschäftsprozesse sinnvoll zu optimieren bringen den Mittelstand mehr und mehr dazu in eine Enterprise Content Management (ECM) / Dokumentenmanagement (DMS)-Lösung zu investieren.

Aber was macht das ganze Thema so interessant bzw. welche Trends werden verfolgt?

Standardisierung

Lag der Fokus in den letzten Jahren oft auf die Personalisierung und der Inhouse-Betrieb (on-premise), so geht der Trend immer mehr in Richtung Standardisierung und Cloud. Klar ist Personalisierung noch wichtig, aber nicht unbedingt zu Anfang, hier geht es um einen leichten und unkomplizierten Start mit möglich wenig Kosten und Pflegeaufwand. Natürlich sind die Systeme dann zu Beginn nicht zu 100% auf die Unternehmensbedürfnisse abgestimmt aber die Schrauben können auch im Nachgang festgezogen werden. Deswegen liegen vor Allem vorkonfigurierte Cloud-Lösungen hoch im Kurs und eignen sich hervorragend als Einsteigerpaket in die Digitalisierung.

Rechnungsverarbeitung

Mittlerweile sind die Lösungen so weit, dass sie Belege vollständig auslesen und weiterverarbeiten können. Mit Hilfe einer Trainingsfunktion lassen dann unterschiedliche Erkennungsregeln antrainieren damit z.B. Rechnungen aus dem Ausland auf anhieb erkannt werden. Und wenn es sich um eine Eingangsrechnung handelt, wird diese automatisiert geprüft und mit allen externen und internen Vorgaben abgeglichen, dazu zählt dann auch unter anderem die § 14 UStG Prüfung. Interessant wird das Ganze, wenn papierbezogene Rechnungen bis dato noch manuell bearbeitet wurden, denn dann offenbart sich für Unternehmen bei diesem Thema ein enormes Optimierungspotenzial, das auch sehr schnell spürbar wird.

Vertragsmanagement

Völlig egal ob ein Standorte oder mehrere, es ist nicht leicht den Überblick über alle Verträge zu behalten. Als Notlösung muss dann die gute alte Excel-Tabelle herhalten um teilweise noch im Thema zu sein. Ärgerlich wird es erst wenn Kündigungsfristen übersehen wurden und man dann noch in einem Vertrag stecken bleibt der unnötige Kosten verursacht. Mit einem ECM/DMS-System ist das kein Thema mehr, weil sich zu den Vertragsunterlagen unterschiedlichste Informationen wie z.B. Fristen sowie Erinnerungszeiträume hinterlegen lassen.

Digitale Personalakte

Der Schutz von personenbezogenen Daten hat in den letzten Jahr nicht zu letzt durch die DSGVO an Bedeutung gewonnen. Nicht jeder Mitarbeiter aus der Personalabteilung darf alles sehen und die Unternehmen bemühen sich darum mithilfe von internen Datenschutzmaßnahmen das auch umzusetzen. Bei Dokumenten die sich dabei aber noch in Papierform befinden ist dies natürlich schwierig, deshalb wächst zunehmend das Interesse an einer ECM/DMS-Lösung für den das Personalmanagement.

Fazit

Für mittelständische Unternehmen ist die Einführung einer ECM/DMS-Lösung kein leichtes Thema, schließlich geht es darum Prozesse von analog auf digital umzustellen. Wenn man aber bedenkt welche Vorteile sich dadurch ergeben kann man schon fast davon ausgehen, dass so eine Lösung in Zukunft unverzichtbar sein wird.

An dieser Stelle fragen Sie sich natürlich was so etwas kostet… Da es heutzutage skalierbare Lösungen gibt ist so etwas schon für kleines Budget möglich!

Wenn Sie sich ganz unverbindlich mal so eine Lösung anschauen möchten oder genau so etwas suchen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.