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ECM/DMS – Separate Lösung oder integriertes Modul im ERP-System?

Bei einem ERP-System (Enterprise Resource Planning), übersetzt Geschäftsressourcenplanung, handelt es sich um eine betriebswirtschaftliche Softwarelösung zur Steuerung von Geschäftsprozessen – einfach ausgedrückt Ihr Warenwirtschaftssystem inklusive Module für z.B. die Finanzbuchhaltung oder Personalmanagement. Mittlerweile gehören aber auch DMS-Module dazu um Dokumente zu archivieren und wieder zu finden sowie abteilungs- und standortübergrefend nutzbar zu machen, dabei ist es völlig egal ob es sich um eingehende oder ausgehende Dokumente handelt. Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise Dokumenten Management Systeme (DMS) haben demnach auf den ersten Blick einen vergleichbar unternehmensweiten Charakter wie ein integriertes DMS-Modul im ERP System.

Wichtig ist in diesem Kontext für die IT-Verantwortlichen zu erfahren, welchen Mehrwert eine separate Lösung da noch bietet.

Folgende Aspekte sollten bei einer Entscheidung hinsichtlich dieser Frage berücksichtigt werden:

  1. Generell bieten DMS-Module weniger Funktionen und sind als abgespeckte Lösungen für die Dokumentenverwaltung zu betrachten.
  2. Richtige ECM/DMS-Systeme sind auf die Archivierung von und Suche nach Dokumenten spezialisiert. Bei DMS-Modulen muss man hier mit Nachteilen rechnen, insbesondere beim Zeitmanagement.
  3. Ein Formularmanagement sowie eine OCR-Texterkennung sind meist integriert im ECM/DMS vorhanden. DMS-Module bieten diese Funktionen noch recht selten an bzw. benötigen zusätzlich für die Texterkennung dann ein Scan- oder Multifunktionssystem mit OCR-Funktion.
  4. Doppel- oder Mehrfachablagen von Dokumenten werden von Grund auf durch den Doublettencheck im ECM-/DMS-System verhindert, das Dokument wird einmalig archiviert und steht so den unterschiedlichen Abteilungen zur Verfügung.
  5. ECM/DMS-Systeme können mit den unterschiedlichsten Dokumentenformaten umgehen und weiterverarbeiten, wo hingegen DMS-Module hier nur eine geringere Formatvielfalt bieten.
  6. Mit einem ECM/DMS System lässt sich die gesamte Software-Landschaft übersichtlicher gestalten, dabei fungiert das System z.B. unter anderem als Netzwerker zur E-Mail Ablage und Netzwerkserver. Ein ERP-System baut hier auf Schnittstellen auf.

Welche weiteren Funktionen und damit Mehrwerte sich ergeben hängt natürlich auch stark von der ECM/DMS-Lösung ab. Unternehmen sollten sich daher intensiv mit den Lösungen am Markt beschäftigen. Ob nun ein Modul ausreichend ist oder eine separate Lösung mehr Sinn macht, muss individuell betrachtet werden. Fakt ist aber, dass mit der Unternehmensgröße natürlich auch das Datenvolumen steigt und durch die Digitalisierung die Dokumentenprozesse komplexer werden. Sich über eine separate Lösung Gedanken zu machen ist also keine Zeitverschwendung, sondern ein wichtiger Schachzug, wenn es darum geht zukünftig die Geschäftsprozesse bestmöglichen zu optimieren.

Wenn Sie sich ganz unverbindlich mal austauschen möchten, sich in der Planungsphase befinden oder genau so etwas suchen, dann kommen wir gerne auf Wunsch unverbindlich und kostenfrei zu Ihnen ins Unternehmen.