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Ich habe weniger als 50 Mitarbeiter, lohnt sich da ein DMS?

Wir erleben in unserem Arbeitsalltag als Berater immer wieder, dass wir in Unternehmen kommen die weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigen und wo wir dann gefragt werden ob sich so ein System dann überhaupt lohnt. 

Die Antwort ist: Ja, aber … es gibt ein paar Besonderheiten, auf die geachtet werden sollte.

Ein DMS rechnet sich nur da, wo recherchiert wird, durch verkürzte Recherchezeiten und die daraus folgende Beschleunigung der Geschäftsprozesse. Wird nicht recherchiert, kommt auch kein Nutzen zustande! Eingesparte Quadratmeterfläche oder Brandschutz haben als Argumente für die elektronische Dokumentenverwaltung weitgehend ausgedient.

Interessant für den Mittelstand sind Standardprodukte, da diese durch Customizing ohne aufwändige Programmierung angepasst werden können. Angebote, die mehr als 20 Tage Programmierung beinhalten, sind meist zum Scheitern verurteilt, denn die typischen Anforderungen im Mittelstand rechtfertigen solchen Aufwand nicht, zumal diese Änderungen in späteren Produktversionen immer wieder nachgezogen werden müssen.

Der Anwender kann zu Recht erwarten, dass ein DMS-Anbieter Erfahrung in seinem Umfeld hat und entweder selbst oder über Partner entsprechende Standard-Produkte anbieten kann. Der Vorteil, die gleiche Sprache zu sprechen, nützt aber nichts, wenn ein DMS-Anbieter zwar bei fünf Metallbauern eine Integration mit ERP-System A realisiert hat, aber kein Know-how über das ERP-System B besitzt, das bei dem interessierten Anwender eingesetzt wird. Die funktionalen Anforderungen sollten die Auswahl bestimmen, nicht die vorhandene Beziehung zu einem Systemhaus oder eine vermeintliche Branchenausrichtung.

In jedem Fall bedeutend als Entscheidungskriterium sind die Support-Strukturen. Für einen Mittelständler ist es nicht akzeptabel, wenn für die Einrichtung einer neuen Dokumentart Experten auf seine Kosten quer durch Deutschland anreisen müssen. Zum einen wird ein lokaler Vor-Ort-Support gewünscht, zum anderen muss das DMS-Produkt einen Reifegrad besitzen, der es erlaubt, möglichst viele administrative Änderungen durch eigene Mitarbeiter durchzuführen. Ob dies bei einem DMS-Produkt möglich ist, kommt bei Vertriebspräsentationen meist nicht rüber. Hier hilft nur ein Workshop mit klar definierten Aktionen, die man live am System vorgeführt haben möchte. Die funktionalen Anforderungen müssen im Detail auf den Punkt gebracht werden.

Wenn Sie sich ganz unverbindlich mal austauschen möchten, sich in der Planungsphase befinden oder genau so etwas suchen, dann kommen wir gerne auf Wunsch unverbindlich und kostenfrei zu Ihnen ins Unternehmen.