Die digitale Transformation ist längst keine Option mehr, sondern ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben

Geschäftlicher Erfolg lässt sich in Zukunft daran messen, welche Unternehmen die Fähigkeit besitzen direkt herauszufinden, wer woran beteiligt ist und wo es gerade harkt, um dort einzugreifen wo die Dinge anfangen kompliziert zu werden.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ?

Einfach ausgedrückt dient ein Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung Ihrer digital vorliegenden Dokumente und hilft Ihnen die Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Hauptaufgaben DMS:

  • Ein DMS archiviert Ihre Dokumente revisionssicher und verhindert durch die Texterkennung Mehrfachablagen 
  • Alle archivierten Dokumente, E-Mails und Anhänge sind vor Verlust geschützt.
  • Inhalte sind in sekundenschnelle durch die Volltextsuche verfügbar
  • Dokumente lassen sich miteinander Verknüpfen und weiterverarbeiten
  • Mit einer integrierten Rollenverteilung lassen sich Berechtigungskonzepte entwerfen, ganz im Sinne der DSGVO
  • Papierbezogene Prozesse lassen sich durch erstellte Workflows automatisieren.
  • Einfache Scanprozesse lassen sich in die Dokumentenmanagementworkflows integrieren

Unterschiede DMS- und ECM-System

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist dazu da um digitale Dokumente revisionssicher zu archivieren und schnell wiederzufinden. Deswegen wird ein DMS selten nur alleine eingesetzt und ist mehr oder weniger ein Bestandteil vom Enterprise Content Management (ECM).

Auch wenn sich ECM und DMS auf den ersten Blick ähneln, gibt es deutliche Unterschiede in der Performanz. Ein ECM bietet eine umfassendere Verwaltung und Bearbeitung von digitalen Dokumenten. Wer also den kompletten Durchlauf eines Dokuments von der Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung abwickeln möchte, sollte sich mit einer ECM-Lösung befassen. Wer allerdings Dokumente nur gesetzeskonform archivieren möchte, kann auch auf ein DMS setzen.

Einfach ausgedrückt archiviert ein Dokumentenmanagement-System (DMS) Dokumente die sonst in Papierform im Aktenschrank wären, wo hingegen sich ein Enterprise Content Management-System (ECM) auf die Verwaltung von Unternehmensinhalten konzentriert und analoge papierbezogene Prozesse digitalisiert.

Unterschiede On-Premise und Cloud Lösungen

Hier spielt vor Allem die vorhandene IT-Infrastruktur eine wichtige Rolle. Gerade das Thema Cloud ist bei Einsteigern als auch Start-Ups immer beliebter geworden, denn hier hat man den Vorteil, dass keine zusätzlichen Hard- und Softwareanschaffungen notwendig sind. Die Kosten werden in der Cloud monatlich abgerechnet und setzen sich dabei aus der Datengröße und Anzahl der Benutzer zusammen. Deswegen ist die Einführung einer Cloud-Lösung schon mit geringem Budget möglich. Traditionell war es leider immer so: Hohe Investitions- und Implementierungskosten und dann hoffen, dass die Anwendung stabil läuft. Außerdem kann jederzeit von überall aus gearbeitet werden, das einzige was benötigt wird ist eine Internetverbindung. Und für Sicherheit, Redundanz oder Skalierbarkeit ist der Anbieter von Cloud-Diensten zuständig – dadurch wird der Verwaltung- und Administrationsaufwand deutlich geringer.

Wer eine Inhouse-Lösung bzw. eine On-Premise-Lösung favorisiert und diese auf den eigenen Servern und Systemen betreiben möchte, erwirbt eine einmalige Lizenz. Diese richtet sich nach Benutzern und ausgewählten Funktionen (Modulen). Des Weiteren sind jährliche Support und Wartungskosten möglich sowie erhöhten Pflegeaufwand bei der Installation und Einrichtung. Auch wenn die Cloud immer mehr an Beliebtheit gewinnt, entscheiden sich auch heute noch Unternehmen bewusst für eine On-Premise-Lösung um die volle Kontrolle über das System und damit die gesamte IT-Infrastruktur in den eigenen Händen zu halten. 

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Christian Geis

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Den richtigen Ansprechpartner zu finden ist bei der Masse an Berater und Vertriebler die sich am Markt tummeln gar nicht mal so einfach. Schließlich soll diese Person das Projekt über mehrere Wochen oder Monate begleiten. Da die Digitalisierung ein fortlaufender Veränderungsprozess ist, sollte man jemanden finden der sich bereit erklärt sich mit Ihrem Unternehmen auseinander zu setzen und mit dem Sie sich vorstellen können, eine digitale Partnerschaft einzugehen.