DocuWare Kinetic Solution für Rechnungsverarbeitung

  1. Rechnungserfassung
  2. Datenauswertung
  3. Eintippen
  4. Freigabeprozess
  5. Bezahlung 
  6. Archivierung

Die manuelle Bearbeitung einer eingehenden Rechnung kann sehr viel Zeit kosten. Und wenn dann noch der zuständige Mitarbeiter ausfällt dann zieht sich das Ganze noch länger hin. Diesen Prozess zu digitalisieren vereinfacht die manuellen Arbeitsschritte, beschleunigt diesen ganzen Rechnungsbearbeitungsvorgang durch einheitliche und reibungslose Workflows und schafft Effektivität und Effizienz im Arbeitsalltag.

Drei einfache Schritte mit einem enormen Mehrwert

Eingangsrechnungen lassen sich mithilfe der intelligenten Indexierung erfassen und gewährleisten mit einer sicheren und zentralen Archivierung, dass alle Daten stets verfügbar sind. Zusätzlich lassen sich Workflows konfigurieren die sich an Ihre Genehmigungsprozesse anpassen lassen und damit analoge Prozesse digitalisieren.

Mit der automatisierten Erfassung lässt sich im ersten Schritt das lästige, fehleranfällige Eintippen von Rechnungsdaten vermeiden. Die selbstlernende intelligente Indexierung liest aus jeder Rechnung Daten wie z.B. Lieferant, Datum und Beträge automatisch aus. Diese Indexdaten sind dann die Basis für die weitere Verarbeitung.

Dank der intelligenten Indexierung werden die ausgelesenen Rechnungen strukturiert und revisionssicher in einem digitalen Archiv gespeichert. Damit erfüllen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und können so die archivierten Dokumente problemlos für Audits vorbereiten oder damit Analysen für Prozessoptimierungen durchführen. 

Rechnungen können basierend auf festgelegten Regeln direkt zur Buchung freigegeben oder im Zuge von Genehmigungsworkflows an die jeweiligen Verantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet werden. Zum Schluss wird dann noch ein Buchungssatz angelegt, den Sie direkt an Ihr führendes System übergeben können.

Mit vorkonfigurierten Cloud-Lösungen einfach anfangen

Gerade die vorkonfigurierten Cloud-Lösungen von DocuWare müssen nicht lang und mühevoll geplant werden. Automatisieren Sie innerhalb weniger Tage ganz einfach zentrale Geschäftsabläufe wie die Verarbeitung von Rechnungen oder das Einstellen und die Aufnahme neuer Mitarbeiter.