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Welche Geschäftsprozesse sollten wir als erstes digitalisieren?

Die Digitalisierung verändert unseren Alltag zunehmend. Wir müssen Fahrkarten oder Konzerttickets nicht mehr ausdrucken weil wir diese direkt auf dem Smartphone vorzeigen können. Ähnlich können Unternehmen auch ihre Geschäftsabläufe digitalisieren.

In einem Unternehmen laufen ganz verschiedene Prozesse ab, dazu gehören z.B. der Einkauf, Der Vertrieb oder die Buchhaltung. Mithilfe einer Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management-Software können viele Arbeitsabläufe schneller und effizienter gestaltet werden.

Im ersten Schritt sollte aber identifiziert werden bei welchen Prozessen sich eine Digitalisierung wirklich lohnt und wo man sich den meisten Erfolg verspricht.

Dabei spielen dann verschiedenste Faktoren eine Rolle, wie z.B.:

  • Gibt es Bereiche die wir ausschließen müssen?
  • In welchem Bereich lassen sich unsere Kosten dadurch senken?
  • Wie weit wollen wir unsere Prozesse automatisieren?
  • Welchen analogen Aufwand möchten wir erschlagen?
  • Beeinflussen wir andere Bereiche wenn wir Prozesse digital umstellen?

Bewährt hat sich die digitale Umstellung vor Allem dort wo klare Ablaufregeln herrschen. Hervorragend dafür eignet sich z.B. die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung, hier hat man feste Strukturen und kann diese Eins-zu-Eins umsetzen – man muss das Rad also nicht neu erfinden und profitiert zusätzlichen von den neuen Funktionen wie z.B. das automatisierte Auslesen und Weiterverarbeiten von Rechnungen.

Zukünftig könnte der Prozess also so aussehen, dass die Rechnung entweder direkt per Mail schon digital zur Verfügung steht oder vorher eingescannt werden muss weil diese als Papierdokument vorliegt. Die Rechnung wird dann automatisch ausgelesen, gegengeprüft und zur Freigabe direkt weitergeleitet mithilfe eines vorkonfigurierten Workflows. Die Rechnung kann dann direkt am Bildschirm freigegeben und letztendlich die Zahlung veranlasst werden – sei es im Büro oder Unterwegs mit dem Smartphone.

Bei Prozessen die insbesonderes sehr komplex sind ist es Ratsam diese als Großprojekt zu betrachten und klassisches Projektmanagement anzuwenden. Diese eigenen sich dann auch nicht wirklich als geeigneten Start in die Digitalisierung und sollten erst angegangen werden wenn Sie sich mit Ihrem System vertraut gemacht haben.

Wenn Sie sich ganz unverbindlich mal austauschen möchten oder sich in der Findungsphase befinden, dann kommen wir gerne auf Wunsch unverbindlich und kostenfrei zu Ihnen ins Unternehmen.