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Worauf Sie bei der Einführung einer Enterprise Content Management Software (ECM) achten sollten

Die Einführung einer ECM-Software ist ein großes Projekt und sollte daher sehr gut durchdacht und umgesetzt werden. Schließlich werden Papierbezogene Prozesse neu ausgerichtet und digitalisiert. Damit das Projekt einen positiven Verlauf nimmt, können Sie sich an den folgenden Punkten heranhangeln:

Projektmanagement

Da es sich um ein längerfristiges Team-Projekt handelt sollten ganz klassische Projektmanagement-Methoden angewendet werden, dass bedeutet es müssen unter Anderem Ziele definiert, Meilensteine erstellt, Ressourcen geplant sowie Chancen und Risiken abgewogen werden. Ohne Projektkonzept und entsprechende Vorbereitung ist die Fehleranfälligkeit hoch.

Anforderungen und Ziele 

Unternehmen sollten genau wissen, was sie sich von der ECM Software versprechen. Ist nur das Papierarchiv betroffen oder sollen zudem noch Arbeitsprozesse optimiert und neue Workflows eingeführt werden? Wenn die Anforderungen klar sind, dann können auch detaillierte Ziele verdeutlicht werden. Diese können sein: Reduzierung der Dokumentenrecherche, schnellere Bearbeitung von Laufzetteln oder revisionssichere Ablage von Dokumenten mit Protokollführung.

Mitarbeiter 

Eines muss klar sein. Die erfolgreiche Einführung einer ECM Software geht nicht von heut auf morgen. Wichtig ist vor allem, dass die Vorteile nur zum tragen kommen wenn die neue Arbeitsweise in den Köpfen der Mitarbeiter verankert ist. Deswegen sollten Unternehmen genug Zeit einplanen um Ihre Mitarbeiter für dieses Thema zu sensibilisieren und nach der Einführung ordentlich zu schulen.

Pläne für Datenmigration 

Nicht alles muss mit. Schauen Sie sich Ihre Dokumente genau an und bestimmen Sie Migrationskriterien wie z.B. Aufbewahrungsfrist und Wichtigkeit. Diese Dokumente werden dann überprüft und für die Migration klassifiziert.

Bestehende Systeme 

Enterprise Content Management Systeme haben in der Regel eine freie Schnittstellenarchitektur. Daher müssen Sie die Auswahl einer geeigneten Lösung nicht unbedingt von Ihrer bestehenden Software abhängig machen. Sprechen Sie mit den Anbietern und lassen Sie sich Lösungsszenarien für ein Zusammenspiel aufzeigen.

Rechtliche Bestimmungen

Natürlich sind auch an die ECM Software gesetzliche Ansprüche zu stellen. Diese betreffen Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), Datenschutzgesetz (BDSG, DSGVO), der Abgabenordnung (AO) sowie zur ordnungsgemäßen Führung von elektronischen Dokumenten (GoBD) und des Datenzugriffs (GDPdU)

Den richtigen Ansprechpartner

Eines muss klar sein: Den richtigen Ansprechpartner zu finden ist bei der Masse an Berater und Vertriebler die sich am Markt tummeln gar nicht mal so einfach. Schließlich soll diese Person das Projekt über mehrere Wochen oder Monate begleiten und bei der Planung sowie Umsetzung unterstützen. Da die Digitalisierung ein fortlaufender Veränderungsprozess ist, sollte man jemanden finden der sich bereit erklärt sich mit Ihrem Unternehmen auseinander zu setzen und mit dem Sie sich vorstellen können, eine digitale Partnerschaft einzugehen.